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PDF/A-1 obbligatorio per archiviazione PA PDF Stampa E-mail
lunedì 24 maggio 2010
Obbligatorio il formato PDF/A-1   (archiviazione nel lungo periodo)
per la presentazione dei bilanci di esercizio e  degli altri atti al registro delle imprese.
Con OpenOffice è possibile ottenerlo gratuitamente con un click del mouse.

Comparazione formati PDF e TIFF 

Ormai per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e degli altri atti al registro delle imprese, è obbligatorio il formato PDF/A-1. Nel caso di mancato rispetto, l’Ufficio indica un termine per l’adeguamento, pena il rifiuto degli atti. Ricordiamo a questo proposito che il formato PDF/A-1 (regolato dallo standard pubblico ISO 19005-1 Document management - Electronic document file for long-term preservation - part. 1 Uso of PDF 1.4) può essere creato utilizzando diversi strumenti sia di natura "open source" e gratuiti, sia commerciali (licenza a pagamento).

 

Quindi acquistando Office che costa un da € 457 - standard, a € 778 - Ultimate - IVA esclusa (Listino prezzi ufficiale) o acquistando ad esempio Adobe Acrobat Professional che costa € 670,80, abbiamo risolto felicemente il problema. Ma un professionista se lo può tranquillamente permettere, o no…?


Certo se allo stesso risultato si arriva immediatamente e gratuitamente, con un unico software, che consente la creazione dei documenti e l'immediata esportazione in PDF/A-1, forse la cosa non dovrebbe dispiacere a nessuno, o no...?

 

Quindi spendendo € 0,00 (IVA inclusa o esclusa poco importa: sempre zero resta) possiamo risolvere più velocemente il problema. La soluzione si chiama OpenOffice, che già dalla versione 2.4 e successive, oggi  (24-05-2010) siamo alla 3.2.0, esporta nativamente e con un semplice click del mouse in formato PDF e PDF/A-1.

 

Come
esportare in PDF/A-1a Come esportare nel formato PDF/A-1a .. Da qualsiasi applicazione OpenOffice (Writer, Calc, ecc...), basta fare click sul menù a tendina File, in alto a sinistra e scegliere: Esporta nel formato PDF... Si aprirà la finestra indicata a fianco. Non resta che inserire la spunta nel quadratino PDF/A-1a (indicato dalla freccia rossa). Da questo momenti, ogni volta che si esporterà in PDF, avremo il documento nel formato PDF/A-1a.

Non tutti i formati PDF/A rispondono ai requisiti previsti dallo standard internazionale richiesti dal decreto; quindi è necessario assicurarsi che il file sia in formato PDF/A-1a. Stante l’attuale  disposto normativo e contrariamente a quanto precedentemente previsto sia dalle istruzioni e dalla circolare Unioncamere   non è più ammesso l’utilizzo del formato TIF, quale alternativa al  PDF/A.

 

Vediamo cos’è il formato PDF/A  

PDF/A è uno standard internazionale (ISO19005), sottoinsieme dello standard  PDF, appositamente  pensato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi. Lo standard  PDF/A è suddiviso in due parti. Solo il PDF/A-1 è approvato, questo è suddiviso indue livelli:

-  PDF/A-1a= massimo richiesto dallo standard  

-  PDF/A-1b= minimo richiesto dallo standard

 

Le caratteristiche del formato PDF/A

PDF/A contiene le sole informazioni necessarie per visualizzare il documento come nel momento in cui è stato formato. Tutto il contenuto visibile del documento deve essere  incluso, come il testo, le immagini, vettori grafici, fonts, colori  e altro. Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni  o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) non contenuti nel file stesso. 

 

Come verificare se un documento NON è PDF/A 

Archiviazione a lunga conservazioneNormalmente un file PDF/A-1 è identico, per estensione ad un normale PDF. Un primo controllo per il formato PDF/A si ha con Acrobat Reader 9.0 (gratuito). Basta aprire il Reader e dal menu “Modifica”, selezionare la voce “Preferenze”, poi  verificare/impostare  l'opzione “visualizza i documenti in modalità PDF/A”  con  il valore “Solo per documenti PDF/A”.  Acrobat Reader 9 evidenziata  in automatico ad inizio pagina  la scritta “il documento viene visualizzato in modalità PDF/A”. In tal caso il documento può essere PDF/A, anche se non costituisce una certificazione.

 

Per una verifica più oculata esistono diversi strumenti, tra cui ne troviamo alcuni nel sito www.pdfa.org, sia in versioni di prova che a pagamento.

 

Con vero piacere e soddisfazione, dico che l'esportazione in PDF/A da OpenOffice e' merito di Giuseppe  Castagno, che e' socio PLIO. Quindi e' una  funzionalita' "Made in Italy".Per maggiori notize: Il filtro PDF/A sviluppato dai volontari attivi all'interno della comunità italiana.

 

 



 Sulla Gazzetta Ufficiale n° 304 del 31/12/2008 è stato pubblicato il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 dicembre 2008 recante “Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti al registro delle imprese.”

 

Ultimo aggiornamento ( giovedì 27 maggio 2010 )
 

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